Gode løsninger med dårlige beskrivelser taper anbud
Gjennom det siste tiåret hjalp jeg offentlige innkjøpere med å gjøre gode anskaffelser av IT-løsninger. Noen ganger samarbeidet jeg med andre advokater, andre ganger tok jeg hele prosessen fra a til å, og iblant skrev jeg også kravspesifikasjonen for det som skulle kjøpes. En god anskaffelse begynner nemlig hos kunden og krever en del av kunden gjennom hele prosessen.
Å delta i slike offentlige konkurranser, populært kalt anbud, krever mye av leverandøren: forskjellige kunder har forskjellige krav og forventninger til form, innhold og prosess.
Som innkjøpernes rådgiver og medlem av evalueringsteam så jeg gang på gang at gode leverandører og løsninger tapte anbud de kunne ha vunnet.
Anbudsprosessen
Anbudsprosessen følger en kjedelig, synkron protokoll:
- Kjøperen oppdager et behov og kartlegger markedet
- Kjøperen inviterer kanskje til markedsdialog for å lære mer om hva markedet kan tilby
- Kjøperen lager et konkurransegrunnlag som beskriver blant annet behovet, prosessen, kriterier for valg av vinnende tilbud og frist for å levere tilbud
- Kjøperen publiserer konkurransegrunnlaget
- Leverandørene oppdager konkurransegrunnlaget, og leser og vurderer dette
- Leverandørene sender inn sine tilbud før tilbudsfristen
- Kjøperen leser mottatte tilbud, kontrollerer at formelle krav er oppfylt, og evaluerer tilbudene med utgangspunkt i definerte kriterier
- Avhengig av prosess kan det være én eller flere runder med forhandlinger, oppdaterte tilbud og nye evalueringer
- Når evalueringen er fullført, tildeler kjøperen kontrakten til leverandøren som har det beste tilbudet gitt definerte tildelingskriterier
Protokollen er enkel og baserer seg på skriftlighet. Selv når det er muntlige forhandlinger, brukes møtene først og fremst til å formidle og forklare det skriftlige.
Det er det skriftlige som teller. Protokollen gjør at prosessen blir forutsigbar og etterprøvbar, og leverandørene behandles likt.
Beskrivelser, beskrivelser, beskrivelser
Når bare det skriftlige teller, må du beskrive det du tilbyr detaljert nok til at leseren skal kunne trekke de riktige konklusjonene. Du må også veilede leseren i å trekke dem. Nøkkelordene blir hva og hvorfor.
Du kan ikke si at noe er brukervennlig og bra uten samtidig å komme med en beskrivelse som gjør leseren i stand til å gjøre en egen vurdering, og gjerne føre leserens tanke i den hånden underveis. Evalueringen er tross alt en krevende øvelse, fordi leseren må analysere, vurdere og gi poeng til mange krav fra flere leverandører. Tildelingen av poeng skal kunne begrunnes skriftlig. Beskrivelser må derfor gjøres så leservennlige som mulig.
Beskrivelser må gjøres leservennlige. Det betyr at det er nødvendig å legge ned arbeid for å få til et godt resultat. På leverandørkonferansene pleide jeg å si at vi ikke ønsket å se “sales and marketing bullshit”. I referatet stod det at leverandørene skal unngå å skrive generell salgstekst.
I Quorum hjelper jeg gode leverandører med å forbedre kvaliteten på sine tilbud og vinne flere anbud.
Gi lyd, så tar vi en titt på ditt neste tilbud sammen. Jeg hjelper tilbudsteamet ditt med å bli bedre, slik at det blir mindre behov for meg. Og når jeg ikke lenger trengs til å lage tilbud, så kan jeg bidra med gjennomgang og kvalitetssikring før innlevering. Jeg hjelper også gjerne i dialogen med kunden når det er behov for å spørre, avklare, utfordre eller protestere.
– Kirill